*Por Paula Letícia Bronemann Miner
A rotina das imobiliárias envolve o recebimento, a análise, o armazenamento e o compartilhamento de informações sensíveis em praticamente todas as etapas da atividade. Desde o primeiro atendimento ao interessado até a assinatura do contrato, passam pelas mãos de corretores, administradores, construtoras, incorporadoras, bancos, cartórios, correspondentes e plataformas digitais documentos de identificação, comprovantes de renda, dados cadastrais, informações patrimoniais, histórico de crédito e registros financeiros.
Quando esses fluxos não contam com medidas adequadas de proteção, controle de acesso e governança, a operação cria vulnerabilidades para clientes, empresas e parceiros envolvidos na transação.
A dimensão desse desafio acompanha o tamanho do mercado imobiliário brasileiro. Atualmente, o país conta com mais de 630 mil corretores imobiliários e 70 mil imobiliárias, segundo dados extraídos do Conselho Federal de Corretores de Imóveis. Esse volume evidencia uma cadeia ampla, descentralizada e intensiva no tratamento de dados pessoais, na qual a segurança da informação depende não apenas de sistemas tecnológicos, mas também de procedimentos internos, contratos adequados, treinamento das equipes e definição precisa das responsabilidades de cada agente.
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A aplicação da Lei nº 13.709/2018, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, exige que essas informações sejam tratadas com finalidade definida, base legal compatível, medidas de segurança e observância aos princípios da necessidade, transparência e responsabilização. No setor imobiliário, esse cuidado decorre da própria natureza da atividade, que envolve a coleta e a circulação de documentos capazes de revelar dados da vida civil, patrimonial e econômica dos titulares.
Durante a prospecção, a análise cadastral, a negociação, a contratação, o financiamento e a gestão do empreendimento ou da locação, imobiliárias e corretores realizam tratamento de dados pessoais em alta escala. Em muitas situações, também podem acessar informações sujeitas a proteção reforçada, como dados biométricos, documentos médicos apresentados para justificativas contratuais ou registros relacionados a processos judiciais e administrativos. Essa realidade impõe a adoção de critérios objetivos para limitar o acesso, reduzir a exposição e preservar a confidencialidade das informações tratadas.
Descuido na coleta de dados
Entre os equívocos mais recorrentes no mercado está a coleta excessiva de informações já no primeiro contato com o interessado, mesmo quando a negociação ainda não apresenta maturidade suficiente para justificar o envio de documentos completos. A solicitação de dados deve observar pertinência com a etapa da operação, pois a empresa precisa demonstrar que cada documento exigido possui finalidade legítima e relação direta com a avaliação comercial, cadastral, contratual ou financeira em curso.
Outro ponto sensível envolve a falta de transparência sobre o uso das informações. O titular deve compreender quais dados dele serão tratados, com que finalidade, por quanto tempo permanecerão armazenados e com quais terceiros poderão ser compartilhados. Essa clareza evita a formação de bancos de informações sem critério, reduz questionamentos posteriores e favorece uma relação comercial baseada em previsibilidade, especialmente em operações que envolvem valores expressivos, financiamento, garantias ou análise de crédito.
O consentimento, embora relevante, não deve ser empregado como resposta automática para toda operação imobiliária. Em diversas situações, a imobiliária poderá tratar dados com fundamento na execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados ao contrato, no cumprimento de obrigação legal ou regulatória, no exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais, ou ainda no legítimo interesse, desde que respeitados os direitos e as expectativas do titular. O consentimento tende a ser necessário quando a finalidade não se relaciona diretamente à operação pretendida, como campanhas promocionais, marketing direcionado, compartilhamento para finalidades comerciais paralelas ou uso de imagem para divulgação institucional.
Partilha de dados entre imobiliárias
O compartilhamento de dados entre imobiliárias, construtoras, instituições financeiras, cartórios, correspondentes bancários, seguradoras e plataformas digitais exige atenção contratual e operacional. Os instrumentos firmados entre esses participantes devem prever cláusulas de proteção de dados, deveres de confidencialidade, limites de uso das informações, medidas de segurança, regras de comunicação de incidentes e responsabilidades em caso de tratamento inadequado. Também se mostra recomendável definir se cada parte atua como controladora, operadora ou co-controladora, uma vez que essa classificação influencia a distribuição de deveres e riscos.
No plano operacional, documentos pessoais e financeiros não devem circular sem critério por aplicativos de mensagens, grupos informais, e-mails particulares ou dispositivos pessoais sem proteção mínima. O uso de WhatsApp, por exemplo, demanda cuidado com destinatários, necessidade do envio, exclusão de arquivos desnecessários e vedação de compartilhamento em grupos com participantes que não atuem diretamente na operação. O mesmo raciocínio se aplica ao e-mail corporativo, aos sistemas de gestão e aos arquivos físicos, que precisam contar com controle de acesso, rastreabilidade, backup, autenticação individual e política de retenção.
A gestão de documentos no setor imobiliário também deve considerar a cadeia de fornecedores e parceiros. Plataformas digitais, empresas de tecnologia, correspondentes, despachantes, administradoras, consultorias e demais prestadores que acessam dados de clientes precisam demonstrar maturidade em segurança da informação, compatibilidade contratual com a LGPD e procedimentos mínimos de resposta a incidentes. A empresa que compartilha dados sem avaliar o parceiro assume risco jurídico, financeiro e reputacional relevante, sobretudo quando a falha ocorre fora de sua estrutura interna, mas dentro da operação que ela coordenou.
A manutenção de dados por prazo indeterminado representa outro ponto de atenção. Cadastros antigos, cópias de documentos, comprovantes de renda e informações financeiras não devem permanecer armazenados sem justificativa legal ou operacional. A política de retenção precisa considerar prazos contratuais, fiscais, regulatórios e prescricionais, além de prever descarte seguro quando a conservação perder fundamento jurídico. Essa organização reduz a exposição em caso de incidentes e facilita o atendimento de solicitações formuladas pelos titulares.
Quando um cliente pede acesso, correção ou exclusão de seus dados, a imobiliária deve possuir canal adequado para recebimento, verificação de identidade, análise jurídica e resposta documentada. O direito de eliminação não possui caráter absoluto, pois determinadas informações podem ser mantidas para cumprimento de obrigação legal, execução contratual, defesa em processos ou outras hipóteses autorizadas pela LGPD. Ainda assim, a empresa precisa justificar a conservação, atualizar dados incorretos quando necessário e registrar as providências adotadas.
Consequências do descumprimento da LGPD
O descumprimento da LGPD pode gerar consequências expressivas para o setor. O artigo 52 da Lei nº 13.709/2018 prevê sanções administrativas como advertência, multa simples de até 2% do faturamento da pessoa jurídica de direito privado, limitada a R$ 50 milhões por infração, multa diária, publicização da infração, bloqueio dos dados pessoais relacionados à irregularidade e eliminação dos dados pessoais objeto da infração. Além disso, incidentes envolvendo documentos pessoais, informações financeiras ou histórico de crédito podem dar origem a ações indenizatórias, investigações por órgãos de defesa do consumidor e apuração por autoridades competentes.
Para empresas que ainda não se adequaram, o primeiro passo consiste em mapear os dados tratados em cada etapa da operação imobiliária. A partir desse diagnóstico, torna-se possível identificar finalidades, bases legais, sistemas utilizados, responsáveis internos, terceiros envolvidos e riscos associados ao fluxo documental. Em seguida, a empresa deve revisar contratos, instituir políticas internas, definir prazos de retenção, limitar acessos, adotar medidas de segurança e capacitar corretores, equipes comerciais e setores administrativos.
A conformidade com a LGPD depende de rotina, treinamento e acompanhamento permanente. No mercado imobiliário, grande parte dos incidentes decorre de falhas cotidianas, como envio equivocado de documentos, armazenamento em pastas inadequadas, uso de aparelhos pessoais, compartilhamento sem necessidade e ausência de orientação aos colaboradores.
Por essa razão, a proteção de dados deve acompanhar a operação desde o primeiro atendimento até o encerramento da relação contratual, preservando a segurança jurídica das empresas e a confiança dos titulares envolvidos nas transações imobiliárias.
*Paula Letícia Bronemann Miner é advogada do escritório Ciscato Advogados Associados
