Por Romel Tolentino*
Desde 3 de agosto de 2026, nenhuma empresa do regime regular consegue emitir documento fiscal eletrônico sem preencher os campos do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), conforme comunicado do Comitê Gestor do IBS divulgado em julho de 2026. A atenção do mercado se concentrou na corrida para parametrizar sistemas antes do prazo, mas a validação das notas é apenas a parte visível de um movimento bem mais longo.
Cada documento emitido a partir de agora inaugura um acervo que precisará ser guardado, rastreado e defendido perante o Fisco por muitos anos, ao lado de todo o estoque documental do sistema tributário que está sendo substituído.
Esse é o aspecto da reforma que menos aparece nas discussões sobre alíquotas, créditos e split payment. Entre 2026 e 2033, o país vai operar dois modelos de tributação sobre o consumo ao mesmo tempo, e as empresas serão responsáveis por manter íntegra, acessível e auditável a documentação dos dois. O planejamento tributário da transição costuma ser tratado como um problema de cálculo, quando na prática ele é também, e talvez principalmente, um problema de gestão de documentos.
Dois sistemas tributários, um único acervo documental
O cronograma definido pela Emenda Constitucional nº 132, promulgada em 2023, e pela Lei Complementar nº 214, sancionada em 2025, prevê uma substituição gradual. Em 2026, IBS e CBS rodam em caráter de teste, com alíquota simbólica de 1% destacada nas notas sem recolhimento. Em 2027, a CBS entra em vigor de fato e substitui PIS e Cofins. Entre 2029 e 2032, o IBS cresce ano a ano enquanto ICMS e ISS encolhem na mesma proporção, até a extinção definitiva dos dois tributos em 2033.
Durante todo esse período, uma mesma operação de venda vai gerar registros vinculados a regimes diferentes, com regras de apuração, obrigações acessórias e lógicas de crédito distintas. A nota emitida em 2030, por exemplo, carregará simultaneamente informações de ICMS e de IBS, cada qual sujeita a uma esfera de fiscalização própria. O acervo fiscal da empresa deixa de ser uma série histórica linear e passa a ser um mosaico, no qual documentos de naturezas diferentes convivem e precisam ser recuperados segundo critérios que não são os mesmos.
Há ainda uma camada adicional de complexidade: os saldos credores de ICMS acumulados até 2032 poderão ser compensados ou ressarcidos ao longo dos anos seguintes, e a comprovação desses créditos depende integralmente da documentação de origem. Uma empresa que não conseguir localizar e apresentar as notas, os livros e as apurações que sustentam um crédito antigo, simplesmente perde o direito a ele, por mais legítimo que seja.
Prazos de guarda que se estendem para além de 2040
A régua básica de conservação de documentos fiscais no Brasil deriva do Código Tributário Nacional, que dá ao Fisco cinco anos para constituir o crédito tributário e outros cinco para cobrá-lo judicialmente. Na prática, isso significa que os registros do regime antigo continuarão exigíveis muito depois da extinção formal dos tributos. Um documento de ICMS emitido em 2032, último ano de vigência do imposto, permanece passível de fiscalização até meados da década de 2040 quando se consideram interrupções e suspensões de prazo.
O Ajuste SINIEF nº 2, publicado pelo Confaz em 2025, ampliou de cinco para 11 anos, ou 132 meses, o prazo de armazenamento dos arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos como NF-e, NFC-e e CT-e. A mudança, em vigor desde maio de 2025, sinaliza uma tendência clara: à medida que a fiscalização se torna mais dependente de cruzamento eletrônico de dados, os prazos de guarda digital se alongam, porque o documento eletrônico é a própria matéria-prima da auditoria.
A empresa que opera a transição precisará manter, ao mesmo tempo, o acervo completo do regime antigo dentro dos seus prazos de decadência e prescrição, os XMLs de mais de uma década de operações e toda a documentação nova de IBS e CBS, que terá seus próprios ciclos de exigibilidade a partir de 2027. Não se trata de um pico temporário de volume, mas de um patamar permanente de complexidade que vai durar, no mínimo, até o início dos anos 2040.
O custo operacional de provar o passado
Segundo o relatório Doing Business Subnacional Brasil, publicado pelo Banco Mundial em 2021, as empresas no país gastam entre 1.483 e 1.501 horas por ano para preparar, declarar e pagar tributos, o tempo mais alto entre todas as economias avaliadas, contra cerca de 159 horas na média dos países da OCDE. Em grandes companhias, o esforço é ainda maior: a pesquisa Tax do Amanhã, divulgada pela Deloitte em 2023, estimou em 43.994 as horas anuais dedicadas à gestão tributária, incluindo obrigações acessórias, atendimento a fiscalizações e contencioso.
A promessa da reforma é reduzir esse fardo no longo prazo, e há boas razões para acreditar que reduzirá. O problema é o caminho até lá. Durante a transição, o esforço de conformidade não diminui, ele dobra, porque as equipes fiscais precisam apurar, declarar e arquivar sob duas lógicas simultâneas.
E boa parte desse esforço adicional é documental: localizar a nota certa na versão certa do leiaute, comprovar a escrituração de um período encerrado, reconstituir a trilha de um crédito que atravessou a mudança de regime.
A resposta a esse cenário passa por tratar o acervo fiscal com a mesma disciplina que se aplica ao caixa. Isso significa ter uma tabela de temporalidade viva, que reflita os prazos do regime antigo, os prazos ampliados dos documentos eletrônicos e as novas exigências de IBS e CBS, definindo o que guardar, por quanto tempo, em qual formato e quando descartar com segurança. Descartar no momento certo importa tanto quanto guardar, porque acervo sem critério de eliminação vira custo crescente e risco de LGPD.
Significa também garantir rastreabilidade de ponta a ponta. Cada documento, físico ou digital, precisa de cadeia de custódia registrada, indexação que permita localização em minutos e trilha de auditoria que comprove integridade ao longo dos anos.
Sistemas de gestão eletrônica de documentos, digitalização com validade legal nos termos do Decreto nº 10.278, publicado em 2020, e guarda terceirizada com controle de acesso deixam de ser conveniência operacional e passam a compor a defesa fiscal da companhia.
As empresas que estruturarem essa governança agora vão atravessar a década de transição com previsibilidade, transformando cada fiscalização em um procedimento de rotina, e não em uma operação de resgate. As que adiarem vão acumular, ano após ano, um passivo documental invisível no balanço, que só se revela quando um crédito milionário depende de uma nota que ninguém sabe onde está.
*Romel Tolentino é vice-presidente comercial para a América Latina da Access
